Закупки в малом бизнесе почти всегда ведутся «по привычке»: работаем с теми, с кем начали. Пересчитать всё честно мешает не лень, а формат — у каждого поставщика свой прайс, свои единицы, свои условия доставки. Это ровно та работа, где ИИ-агент экономит больше всего.
Свести прайсы в одну таблицу
Положите в папку обмена всё, что есть: Excel, PDF, даже фотографию прайса.
В папке обмена четыре прайса от разных поставщиков муки и сахара. Форматы разные. Сведи всё в одну таблицу: позиция, поставщик, цена за килограмм, минимальная партия, срок поставки. Где единицы отличаются — приведи к килограммам. Если чего-то не хватает в файле — отметь пустым, не придумывай.
Последняя фраза важна: она резко снижает риск получить красиво выглядящую выдумку вместо пропуска.
Считать не цену, а стоимость
Дешёвый мешок с дорогой доставкой и минимальной партией на месяц вперёд — не дешёвый.
Добавь в таблицу колонку «реальная цена»: цена плюс доставка, разделённая на объём партии. Доставка: у «Альфы» 1500 за рейс, у «Беты» бесплатно от 50 тысяч, у «Гаммы» 900. Покажи, у кого выгоднее при нашем обычном объёме — 120 кг муки и 40 кг сахара в неделю.
Письмо поставщику
Запрос скидки, уточнение условий, претензия по срокам — это тоже минуты вместо получаса мучений.
Напиши письмо в «Альфу»: работаем полтора года, берём в среднем на 60 тысяч в месяц, платим без задержек. Просим цену на 7% ниже или бесплатную доставку. Тон — спокойный деловой, без давления, но с понятным аргументом. И вариант, что ответить, если откажут.
Следить за ростом цен
Самая незаметная утечка денег — плавное подорожание, которое никто не отслеживает.
В папке обмена прайсы за январь, апрель и сентябрь. Посчитай, как изменились цены по каждой позиции в процентах, и покажи топ-10 подорожавших. Отдельно скажи, на сколько выросла наша средняя себестоимость килограмма готовой продукции, если рецептура не менялась.
Дальше — график, который видно с одного взгляда: об этом в статье Схемы и графики.
Когда закупка привязана к продажам
Самое полезное — соединить два файла: что купили и что продали.
Даю две выгрузки: закупки и продажи за полгода. Посчитай оборачиваемость по каждой позиции: что лежит на складе дольше двух месяцев, и что мы стабильно докупаем в аврале. Предложи, где стоит уменьшить партию, а где наоборот брать больше и с запасом.
Что это даёт в деньгах
На реальных данных малого бизнеса такой разбор обычно вскрывает три вещи: одна-две позиции покупаются заметно дороже рынка, часть денег заморожена в товаре, который не двигается, и есть поставщик, у которого цены подросли на 15–20% незаметными шагами. Пересчёт занимает вечер, эффект — на следующем закупочном цикле.
Нужно ли для этого приводить прайсы в порядок?
Нет, в этом и смысл. Агент разберёт разные форматы сам — Excel, PDF, вордовский документ, скан. Что-то он уточнит вопросом, если формат совсем нечитаемый.
Можно ли автоматизировать это на постоянку?
Да: попросите сделать маленький инструмент, куда вы просто кладёте новый прайс, а он показывает изменения к прошлому разу. Это одна задача на вечер, разобрана в статье Маленькие сервисы для своего дела.
